#Notuleren van speelse en gelukkige vergaderingen

Uitgaven over ‘anders vergaderen’ zijn hot. Het afgelopen jaar zijn er veel boeken over dit onderwerp verschenen. Vergaderen is vaak een serieuze bedoening. Soms zijn de meetings ellenlang volgens eenzelfde stramien. Dat kan anders en beter, volgens organisatieadviseur Marijne Vos. “Als we ons werk luchtiger maken, wordt het leven een stuk leuker.” In Het grote fröbelboek voor adviseurs beschrijft Ben Kuiken onder meer ideeën voor meer speelsheid. Een ervan is een alternatief kennismakingsrondje, waarbij in plaats van het bekende voorstelriedeltje iedereen vertelt over een moment waar men trots op is. Een andere mogelijkheid is het neerzetten van flip-overs met op elk ervan één vraag. In kleine groepjes reageert men op de vraag, waarbij de groepen circuleren. Op luchtige wijze verzamel je op deze manier veel ideeën. Het team zou voor het uitrollen van een visie voor de toekomst ook de voorpagina van een krant kunnen maken. Bovenaan komt de titel van wat je wilt bereiken. Daaronder maakt het team nieuwsartikelen over hoe dit zogenaamd bereikt is.

Zie: Het grote fröbelboek voor adviseurs door Ben Kuiken – Managementboek.nl

Gelukkig vergaderen, kan dat?

De auteurs van ‘Vergader jezelf Gelukkig’ zijn daarvan overtuigd. Vergaderen staat in de top 5 van activiteiten (ook buiten het werk) waarbij mensen zich het meest ongelukkig voelen. Verwarring over de doelstelling, onduidelijkheid over wat je komt doen, frustratie over de verloren tijd en gebrek aan voortgang maken dat mensen vergaderen liever mijden. En dat is jammer. De uitgave van Bart Groenewoud, Ernst van Dam en Rik Nijkamp geeft een schat aan praktische informatie over anders en beter vergaderen. Zijn doen drie beloftes. Na het lezen van dit boek:
• weet je haarfijn waarom jij wel of niet aan een vergadering moet deelnemen (en wanneer je weer weg mag).
• zit de vergadering die je organiseert zo strak in elkaar, dat je er altijd resultaat uit haalt.
• weet jouw team en zelfs je hele organisatie hoe zij zich gelukkig kunnen vergaderen.

Zie: Vergader jezelf gelukkig! – Zelfhulpboek voor vergaderslachtoffers – Boekblog – Managementboek.nl

Gezelligheid als succesfactor?!

Naast de bekende factoren als een gezamenlijk doel, voldoende kennis en kunde, heldere rollen en een goed voorbereide agenda is aandacht voor de emotie bij de deelnemers van belang: zorg dat mensen het gezellig hebben met elkaar. Zo kunnen aan het begin en einde van een vergadering een persoonlijke chit chat gepland worden, bijvoorbeeld: Wat heeft iedereen dit weekend gedaan?
Spelregels
Drie internationale topmensen geven hun spelregels.
• Zeg nooit “Ik…” Houd je bij de feiten!
• Vergader liever 70 keer per week of stop met vergaderen als het enige middel om iets voor elkaar te krijgen!
• Eindig altijd met EVA’s (Eerst Volgende Actie vergadertechniek). Een vergadering die niet eindigt met acties is eigenlijk gewoon koffiedrinken.

Na deze (hopelijk) inspirerende ideeën ben ik, Marja van de Klok-Schipper als #notuliste bij Allerhandenhulp benieuwd naar jullie reacties en aanvullingen. Ik wens jullie speelse vergaderingen toe!